Electronic Archiving
Archivdienstleistungen
Nehmen Sie sich Zeit für Ihr Kerngeschäft und überlassen Sie die Ablage und Archivierung der Dokumente einem kompetenten und vertrauenswürdigen Partner.
Wir sind Ihr Profi, wenn es um ein leistungsfähiges, skalierbares und funktionales Dokumentenmanagement geht.
Da wir selbst kein Hersteller für Archivierungssoftware sind, können wir Ihnen, nachdem wir Ihren Bedarf und Ihre Ansprüche genau ermittelt haben, herstellerunabhängig eine auf Sie abgestimmte Archivierungslösung anbieten und für Sie betreiben.
Durch unsere professionelle Archivdienstleistung senken Sie sowohl Ihre internen Prozesskosten als auch die Prozesszeiten, während die Qualität der Bearbeitung steigt.
Die Sicherheit Ihrer Dokumente ist unser oberstes Geschäftsprinzip! Mit unserer autarken IT-Infrastruktur mit eigenen Servern und Storage-Systemen bieten wir den aktuell höchstmöglichen Sicherheitsstandard. Unsere Rechenzentren befinden sich ausschließlich in Deutschland. Sie sind mit modernster Sicherheitstechnik ausgestattet und bieten somit eine höchstmögliche Sicherheit für Ihre Dokumente.
Unsere Archivlösungen
Klassisches Archiv
Die klassische Archivlösung ist gedacht für unternehmensinterne Zugriffe. Sie bietet eine sehr schnelle und kosteneffiziente Massenspeicherung von Dokumenten.
Das Archiv hat API/Webservice-Schnittstellen und kann so transparent in Ihre Geschäftsprozesse integriert werden. Wir bieten Ihnen hiermit ein dezidiertes, skalierbares, integrierbares Archivsystem, welches unseren Kunden zum Beispiel ermöglicht, pro Tag über 1 Millionen Dokumente zu archivieren. Die Zugriffszeiten für die Anzeige der Dokumente liegen dabei unter 5 Sekunden.
Wir bieten Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit, Reports und Listen zu generieren, die Sie automatisiert weiterreichen können.
„e-Box“-Archiv
Die "eBox"-Archivlösung ist zum unternehmensexternen Austausch von Dokumenten prädestiniert und verfügt daher über ein Webportal. Die Lösung kann aber zusätzlich oder ausschließlich auch über eine vorhandene API-Schnittstelle in Ihr eigenes Webportal transparent integriert werden.
Das "eBox"-Archiv ermöglicht Ihnen und Ihren Kunden damit einen weltweiten Zugriff auf die archivierten Dokumente über das Internet. Das Portal ist dabei von vornherein mehrsprachig ausgelegt und kann, falls die Sprache noch nicht im Standard integriert ist, um weitere Sprachen problemlos erweitert werden.
Sie haben die Möglichkeit, die zum Archivieren gedachten Dokumente entweder über ein VPN oder über das Internet per SFTP an uns zu senden. Dokumente können von uns optional mit einer qualifizierten Signatur versehen werden, bevor sie anschließend revisionssicher für 10 Jahre (im Standard) archiviert werden.
Nachdem die Dokumente erfolgreich archiviert wurden, gibt es einen Benachrichtigungsservice, der Ihre Kunden über die für sie vorliegenden neuen Dokumente im Portal informiert. Der Kunde und/oder Lieferant meldet sich dann über das Webportal an, um seine Dokumente anzuschauen, auszudrucken oder herunterzuladen.
Postbox-Archiv
Die Postbox-Archivlösung ermöglicht Ihnen ebenfalls den unternehmensexternen Austausch von Dokumenten, ist aber ausschließlich als ein für Ihre Endkunden transparentes, per iFrame in Ihr bestehendes Webportal integriertes Archiv gedacht und ausgelegt.
Eine Beispiellösung sieht wie folgt aus:
- Der Kunde sendet seine Daten im AFP-Format (Advanced Function Presentation – spezielles Druckformat für den Massendruck) verschlüsselt an die Paragon Customer Communications.
- Der AFP-Datenstrom wird decodiert und für den Druck- und Archivierungsprozess gesplittet, formatiert und in PDF-Dokumente umgewandelt.
- Seine Kunden werden über neu eingestellte Dokumente per E-Mail benachrichtigt.
- Im Anschluss kann sich der Kunde in das Kundenportal einloggen und sieht dort alle ihm zugeordneten, archivierten Dokumente.
Änderungen an den Dokumenten oder weitere Dokumente selbst einzustellen ist für Ihren Kunden allerdings nicht möglich. Hat er die archivierten Dokumente über einen definierten Zeitraum nicht als gelesen markiert, so werden diese unmarkierten Dokumente nach einem bestimmten Zeitraum automatisiert in den Druck gegeben und dem Kunden per Brief zugestellt.
SAP-Archivierung
Mit der SAP-Archivierung bieten wir Ihnen eine kostengünstige Archivlösung, um Ihre Dokumente außerhalb der SAP-Anwendung speichern und bearbeiten zu können.
Ihre Dokumente werden über eine SAP-Schnittstelle aus dem SAP-System importiert und bleiben weiterhin für die SAP-Anwendung transparent, sicht- und bearbeitbar. Die Daten werden komprimiert und redundant auf NAS-Archivstorage-Systemen gespeichert.
E-Mail-Archivierung
Unsere E-Mail-Archivierung bietet Ihnen die Lösung, teuren SAN-Speicherplatz auf einer Exchange Server Farm einzusparen.
Ihre E-Mails werden automatisiert archiviert und auf kostensparendem Archivstorage redundant gespeichert. Ein weiterer großer Vorteil der Archivierungssoftware ist, dass E-Mail-Dubletten erkannt und diese nur einmal für alle gespeichert werden. Dies ermöglicht Ihnen noch einmal zusätzlich Storagekosten einzusparen.
HRpur – Die digitale Personalakte
HRpur ist der Komplettservice für die papierlose Personalabteilung und ermöglicht Ihnen eine effiziente Personalakten-Verwaltung.
HRpur wird in einem deutschen, ISO-zertifizierten Rechenzentrum mit höchsten Sicherheitsstandards professionell betrieben. Der Zugriff auf die digitale Personalakte erfolgt standortunabhängig über Web-Browser oder App. Hard- und Softwareinstallationen sind nicht erforderlich.
HRpur bietet Ihnen die Digitalisierung von bestehenden Akten und neuen Dokumenten aus einer Hand.
Die wesentlichen Vorteile im Überblick:
- Zentrale Ablage aller Informationen
- Dezentraler Aktenzugriff
- Definierte Zugriffsrechte
- Revisionssichere Archivierung
- Reduzierte Prozesskosten
- Umfassender Service
HRpur - die digitale Personalakte bietet zudem:
Die Verkürzung von Suchzeiten durch einheitliche Strukturen:
- Einheitliche Akten
- Flexible Register
- Hohe Transparenz
Workflow-Management:
- Wiedervorlagen
- Überwachung von Fristen
- Definition wiederkehrender Aufgaben und Prozesse
- Ablauf von Berechtigungen
- Einhaltung von Löschfristen
