10 Fragen an Ihren potenziellen Partner im Dokumenten-Output

Stellen Sie diese zehn einfachen Fragen - und entscheiden Sie dann selbst.

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Planen Sie, Ihre Drucksachen und Ihre Post von einem externen Dienstleister bearbeiten zu lassen? Sie machen sich jedoch Sorgen, wie Sie den richtigen Partner für diese Aufgabe finden. Und wie können Sie sichergehen, dass Ihre Prozesse DSGVO-konform sind? Stellen Sie diese zehn Fragen – und entscheiden Sie dann selbst.

Die folgenden Fragen sind unerlässlich, wenn Sie einen externen Druckdienstleister finden wollen, der die hohe Qualität und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen gewährleistet, die Ihre Kunden erwarten und verdienen.

Teil eins: Compliance und Sicherheit

1. Wo werden Informationen gespeichert und wer hat Zugriff?

Vor einiger Zeit wurde die überarbeitete DSGVO als neue Grundlage für den Datenschutz eingeführt. Unternehmen tun nun alles dafür, um eine Verletzung der Datensicherheit zu vermeiden. Dies gilt insbesondere für die Daten Ihrer Kunden, wenn sie sich in den Händen einer dritten Partei befinden. Die Verantwortung dafür liegt jedoch letztendlich immer noch bei Ihnen. Daher ist es wichtig, dass Ihr Partner die Datenschutzbestimmungen vollständig einhält.

2. Wie werden Daten vor digitalen Angriffen und tatsächlichem Diebstahl geschützt?

Sie möchten, dass Ihre Kundendaten so sicher wie möglich aufbewahrt werden. Ihr Vertragspartner ist verpflichtet, sich daran zu halten. Erkundigen Sie sich nach Plänen zur Reaktion auf Vorfälle und Richtlinien bei Verstößen – schließlich ist es Ihre gesetzliche Verpflichtung, zum Schutz der persönlichen Daten Ihrer Kunden adäquate Maßnahmen einzuleiten.

3. Wie werden Nachweise über die Entsorgung von Daten erbracht?

„Ja, das haben wir letzte Woche alles gelöscht.“ Hat der Dienstleister das wirklich getan? Oder liegt die Information immer noch auf einem USB-Stick irgendwo in einer Schublade? Stellen Sie sicher, dass Ihr möglicher Dienstleister ein klares Verfahren eingeführt hat. Wer wird Ihr Ansprechpartner sein, und welche Nachweise zur Löschung liefert der potenzielle Partner? Denken Sie daran, dass Sie nach der DSGVO für Daten verantwortlich sind, solange sie sich in den Händen Dritter befinden. Und Sie (oder der Geschäftspartner) können die Daten nicht für immer speichern.

4. Wann und wie wird über Sicherheitsverletzungen informiert?

Es ist wichtig zu wissen, wie Sie von Ihrem Partner auf eine Sicherheitsverletzung aufmerksam gemacht werden. Die Antworten auf folgende Fragen sind dann essenziell: Wo befanden sich die Daten? Wer hatte Zugriff? Was wird getan, um sie in Zukunft wiederherzustellen und aufzubewahren? Geschwindigkeit ist von entscheidender Bedeutung, wenn Sie den Schaden begrenzen wollen – als Basis dafür dient eine vertrauensvolle Beziehung zu Ihrem Dienstleister.

5. Wie unterstützt der Partner dabei, rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen?

Wenn Sie überprüft werden – oder wenn ein Kunde einen Bericht darüber anfordert, welche Daten Sie über ihn gespeichert haben, warum und wer Zugriff darauf hat – schließt dies alle Daten ein, die von Ihren Drittanbietern gespeichert wurden. Sie müssen also sicher sein, dass diese Anbieter über solide Berichtssysteme verfügen, die Ihnen helfen, Ihre gesetzlichen Verpflichtungen jederzeit zu erfüllen.

Teil zwei: Qualitätskontrolle und Rechtmäßigkeit

6. Wie kann die Qualität der Farbe gewährleistet werden?

Die Einhaltung von Daten ist wichtig, aber wenn die Qualität der Produkte Ihres Partners nicht optimal sind, kann es schnell sein, dass Ihr Kunde unzufrieden ist. Der Drucker des Anbieters muss kalibriert werden, um eine perfekte Übereinstimmung mit Ihrer vorhandenen Version zu erzielen, wobei die Einstellungen für die Farbabstimmung festgelegt werden müssen.  Konsistenz ist essentiell. Es ist somit zu empfehlen, einen Probedurchlauf durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten sich über Farbton und Farbe einig sind.

7. Wer arbeitet im Druckereizentrum?

Ein Outsourcing-Partner sollte über eine starke und erfahrene Mannschaft verfügen, die mit Leidenschaft daran arbeitet, alles passgenau umzusetzen. Sind Ihre potenziellen Dienstleister auf Details, Qualität und Finesse bedacht? Es ist immer gut zu wissen, wer Ihre Aufträge in Zukunft ausführen wird.

8. Wie wird sichergestellt, dass jede Auftragserfüllung perfekt ist?

Genau wie bei der vorherigen Frage ist es wichtig zu wissen, wer Ihre Druck- und Versandabwicklung übernimmt. Es kann nicht schaden, nach der Technologie zu fragen, die der Dienstleister verwendet, wie Mitarbeiter geschult werden oder ob das Unternehmen unter einer hohen Personalfluktuation leidet. Wie messen sie die Qualität? Was tun sie, um sicherzustellen, dass die richtigen Beilagen in den richtigen Briefen sind? Und erhalten Sie Nachweise über diese Kontrollen?

9. Wie wird die Post verfolgt?

Die lückenlose Nachverfolgung ist ein Muss, wenn Sie wichtige, sensible oder rechtlich reglementierte Dokumente versenden möchten. Können die potenziellen Geschäftspartner Ihnen sagen, wann die Post gedruckt, versendet und empfangen wurde? Wenn nicht, sollte es der Dienstleister trotzdem nachvollziehen können – also haben Sie keine Angst, bei dieser Frage genauer nachzuhaken.

10. Wie wird in einer Katastrophensituation gehandelt?

Brände, extremes Wetter, Sabotage – es besteht immer eine geringe Chance, dass Ihr Geschäftspartner eine Katastrophe erleiden könnte. Niemand will, dass so etwas passiert, aber es ist wichtig, über den Disaster-Recovery-Plan des Unternehmens informiert zu sein. Nur so können Sie herauszufinden, wie Ihre Kundendaten und -informationen erhalten bleiben.

Bei Paragon sind wir mit dem Ausschreibungs- und Auswahlverfahren bestens vertraut. Wir haben die Erfahrung und beantworten unseren potenziellen Partnern die genannten Fragen gerne.

Nehmen Sie gleich Kontakt mit uns auf, falls Sie weitere Informationen zum Thema Dokumenten-Output erhalten möchten.