Case Study AOK – Die Gesundheitskasse für Niedersachsen

Individualisierte Flyer auf Knopfdruck – mehr Effizienz und weniger Kosten

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Individualisierte Flyer auf Knopfdruck – mehr Effizienz und weniger Kosten

Die AOK Niedersachsen ist mit einem Marktanteil von rund 38 Prozent die größte Krankenkasse in Niedersachsen. Über 2,9 Millionen Versicherte können sich auf den Schutz einer starken Gemeinschaft verlassen, das heißt, jeder dritte Niedersachse ist AOK-versichert. Zwischen Nordsee und Harz ist die Gesundheitskasse an mehr als 100 Standorten vertreten. Die AOK beschäftigt landesweit rund 6800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der Haushaltsetat beträgt in der Kranken- und Pflegeversicherung 14 Milliarden Euro. Die AOK Niedersachsen ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Selbstverwaltung und hat ihren Hauptsitz in Hannover.

Die Herausforderung

Die AOK Niedersachsen versendet zu Aufklärungs- und Informationszwecken zahlreiche unterschiedliche Flyer und andere Printprodukte an ihre Standorte. Neben statischen Produkten werden auch editierbare Dokumente verschickt, in denen die AOK Servicezentren manuell ihre eigene Adresse sowie regionale (Gesundheits-) Angebote eintragen können. Für die AOK sowie ihren Dienstleister Paragon bedeutete das manuelle Editieren und Anpassen der Inhalte bisher einen hohen Zeit und Arbeitsaufwand. Eine optimierte Bestellabwicklung sollte Abhilfe schaffen und eine zuverlässige Versorgung mit den benötigten Produkten sicherstellen. Um komplexe multilaterale Abtimmungen zu vermeiden, sollten möglichst alle Leistungen aus einer Hand erfolgen.

 

Die Lösung

Paragon Customer Communications stellt der AOK eine Demand-Plattform zur Verfügung, auf der alle relevanten Printprodukte für die Standorte zur Bestellung bereitstehen. Auf der Plattform wurde zunächst der Produktkatalog zusammen mit der AOK erstellt. Es werden sowohl statische als auch editierbare Printprodukte angeboten. Zur besseren Auffindbarkeit sind die Produkte in Kategorien eingeteilt und über eine Gesamtansicht oder die Suchfunktion zu finden.
Die Druckdaten der Printprodukte werden von der AOK zur Verfügung gestellt und in der Plattform hinterlegt. Die editierbaren Bereiche können von den AOK Servicezentren direkt online bearbeitet werden. Die Plattform ist über eine OCI4-Schnittstelle direkt an das SAP-System der AOK angebunden. Somit konnte der Freigabeprozess in den Standard-Workflow der AOK eingebunden werden. Manuelle Eingriffe sind dadurch nicht mehr erforderlich. Nach der Freigabe stößt die Plattform automatisiert die Produktion und den Versand an. Ein automatisiertes monatliches Reporting vereinfacht die Fakturierung und Nachverfolgung der Bestellungen.
Auf der Demand-Plattform sind weitere Leistungsmerkmale berücksichtigt:
  • Differenzierung der Rollen und Berechtigungen
  • Pflege bestellrelevanter Attribute (z.B. Preise, Mindestbestellmenge)
  • Visualisierung des Bearbeitungsstatus etc.

Das Ergebnis

Die automatisierte Verarbeitung durch die Demand-Plattform bietet der AOK eine stabile und zukunftsorientierte Lösung für die Produktion ihrer Printprodukte. Sie sorgt für schnellere, effizientere
und sicherere Abläufe und reduziert Aufwand und Kosten. Darüber hinaus garantiert sie Liefertermine und stellt somit auch die Versorgung der AOK Standorte mit den relevanten Printprodukten sicher.
 
 

Die Vorteile

  • Vereinfachte und schnellere Produktion von Printprodukten
  • Reduzierte Kosten durch effizientere und automatisierte Arbeitsabläufe
 
 
„Mit der Demand-Plattform von Paragon bieten wir unseren Anwendern die Möglichkeit, alle relevanten Druckmedien auf einen Blick zu erfassen. Dadurch kann der Endnutzer selbst die benötigten Produkte auswählen und bestellen.“
Alexander Volker
GFB Personal- und Ressourcenmanagement
AOK – Die Gesundheitskasse für Niedersachsen