Ist Ihr Unternehmen bereit, den Dokumenten-Output auszulagern?

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, Ihren Dokumenten-Output auszulagern? Falls ja, ist eine gute Vorbereitung das A und O – am besten sogar, bevor Sie Angebote einholen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, den Outsourcing-Prozess optimal anzubahnen und erfolgreich zu gestalten.

1. Tipp: Fangen Sie dort an, wo Sie Geld sparen können

Dass Ihr Unternehmen wirtschaftlich effizient operieren und unnötige Ausgaben verhindern will, ist ein Ziel, das für jeden nachvollziehbar ist. Deshalb ist eine vernünftige Schätzung dessen, was Sie sparen können, ein guter Ausgangspunkt. Durch das Outsourcing von Postsendungen sind Einsparungen von bis zu 50 bis 60 Prozent keine Seltenheit – und das ist erst der Anfang. Beziehen Sie in Ihre Berechnung auch folgende Faktoren mit ein:

• Drucker
  Drucker kosten Miete, Wartung und Reparaturen – Kosten, von denen Sie sich verabschieden können, wenn Sie Ihren Dokumenten-Output auslagern.
• Personal
  Spezialisten, die die Produktionsmaschinen bedienen, Mitarbeiter, die die Dokumente für den Postversand vorbereiten – das Outsouring des Dokumenten-Outputs spart Personalkosten oder schafft freie Kapazitäten bei Mitarbeitern, die Sie für andere Aufgaben einsetzen können.
• Kosten für Postversand und Verbrauchsmaterial
  Papier, Toner, Porto, Versand: Allein für das Verschicken von Dokumenten summieren sich unzählige Rechnungen – Rechnungen, die Sie sicher nicht vermissen würden.
• Software und Upgrades
  Auf dem aktuellen Stand der Technik zu bleiben, kostet Geld. Outsourcing spart Ihnen jährlich Lizenzgebühren.
• Recruiting und Ausbildung
  Bei Aushilfen, die Sie eventuell in Ihrer Poststelle beschäftigen, ist die Fluktuation oft sehr hoch – ein weiteres Problem, das Sie mit Outsourcing abgeben.

2. Tipp: Suchen Sie mehr als einen gleichwertigen Ersatz

Es liegt nahe, vor allem wenn man zum ersten Mal outsourct, die eigenen vertrauten Prozesse einfach nur ersetzen zu wollen. Dabei bietet die Suche nach einem Outsourcing-Dienstleister doch die einmalige Gelegenheit, Druck und Versand zu optimieren. Mit dem richtigen Partner können Sie Folgendes verbessern:

• Tauschen Sie vorbedrucktes gegen weißes Papier
  Mit vorgedruckten Briefköpfen und Prospekten ist es nahezu unmöglich oder zumindest äußerst kostspielig, in letzter Minute Änderungen vorzunehmen und den Inhalt individuell zu gestalten. Mit weißem Papier können Sie in gleicher Qualität das Design und den Inhalt für jeden Auftrag, im Prinzip sogar für jeden einzelnen Brief, in Echtzeit ändern.
• Analog und digital vernetzt
  Sparen Sie Geld und lassen Sie Ihre Kunden entscheiden, ob Sie mit Ihnen postalisch, per E-Mail oder SMS kommunizieren wollen. Sie könnten sogar eine digitale Poststelle einrichten, mit der man auf sämtliche Kommunikationskanäle jederzeit und überall nach Bedarf zugreifen kann.
• Nutzen Sie Vorlagen – aber richtig
  Um mit Templates tatsächlich zeitsparend zu arbeiten, gibt es ein paar simple Tricks: Trennen Sie Ihre Vorlagen. Ermöglichen Sie einfache Textänderungen, indem Sie beispielsweise auf mehrfache Freigaben verzichten. Dann können Sie neue Texte wesentlich effizienter individuell anpassen.

3. Tipp: Machen Sie das Beste aus dem gewonnenen Platz

Was viele Unternehmen, die ihren Dokumenten-Output outsourcen, vergessen: Sie gewinnen dadurch viel Platz, den sie anderweitig nutzen können. Schauen Sie sich einmal an, wie viel Stellfläche Drucker, Toner, Papier, Broschüren, Versandmaterial… belegen – Fläche, die frei wird, wenn sie all das auslagern. Manche unserer Kunden lassen diese Räume leer stehen, um Platz zum Wachsen zu haben – beruhigt in dem Wissen, dass Platz da ist, wenn sie ihn brauchen. Andere sind schneller bereit, den gewonnenen Raum zu nutzen, indem sie Verkaufsflächen vergrößern oder Büros vermieten und so zusätzliche Einnahmen generieren. Es liegt in Ihrer Hand. Aber je früher Sie planen, desto besser sind Sie vorbereitet, wenn Sie vor den leeren Räumen stehen.

4. Tipp: Nehmen Sie die Sorgen Ihrer Mitarbeiter ernst

Outsourcing verändert vieles. Es ist vollkommen normal, dass einige Ihrer Mitarbeiter Ihren Plänen kritisch gegenüberstehen. Vor allem die Beschäftigen, deren Aufgaben nun ausgelagert werden, sind verunsichert. Nehmen Sie ihre Sorgen ernst und versuchen Sie sie zu überzeugen, dass das Ergebnis letztendlich für alle besser ist. Nach unserer Erfahrung sind die häufigsten Fragen, die sie Ihnen stellen werden:

• Verliere ich meinen Job?
  Das ist die „große“ Frage. Wenn Sie Kosten einsparen wollen, müssen Sie vermutlich die Zahl Ihrer Mitarbeiter reduzieren. Allerdings fragen sich mitunter auch die Führungskräfte der Druck- und Versandabteilung, wie sich ihr Aufgabenfeld verändert, während sich diejenigen, die den neuen Outsourcing-Partner steuern, oft befördert fühlen. Dieses Dilemma können Sie lösen, indem Sie einigen Mitarbeitern eine Versetzung anbieten.
• Sind unsere Daten sicher?
  Datensicherheit ist ein berechtigter Einwand, den Sie nicht ignorieren sollten. Achten Sie bei der Wahl des Druck- und Versandpartners immer auf die höchsten Zertifizierungsstandards im Umgang mit sensiblen Informationen wie ISO 27001. Wenn Sie mit Bedacht auswählen, verbessert sich Ihre Datensicherheit vermutlich sogar durch das Outsourcing.
• Aber was stimmt denn mit unserem jetzigen Dokumenten-Output nicht?
  Das ist eine gute Frage: Was stimmt mit Ihren aktuellen Druck- und Versandlösungen nicht? Denken Sie in einer ruhigen Minute einmal darüber nach, warum Sie Outsourcing in Betracht ziehen. Brauchen Sie mehr Kapazität, um der Nachfrage gerecht zu werden? Haben Sie kein Back-up? Sind die Bearbeitungszeiten nicht mehr das, was sie einmal waren? Häufig geht es nicht nur darum, Kosten zu senken.
•  Woher wissen wir, dass der Outsourcing-Partner Qualität liefert?
  Besprechen Sie dies so früh wie möglich mit dem Dienstleister. Machen Sie Ihre Qualitätsanforderungen unmissverständlich klar. Definieren Sie, welches Reporting und welche Managementinformationsprozesse Sie erwarten. Schauen Sie sich das Unternehmen genau an und erkundigen Sie sich nach der Sendungsverfolgung und den Integritätsprozessen.

5. Tipp: Wenn Sie sich unsicher sind, fragen Sie uns

Wenn Sie Outsourcing in Betracht ziehen oder einfach nur neugierig sind, unterhalten wir uns sehr gerne mit Ihnen. Nehmen Sie gleich Kontakt mit uns auf!