Ist euer Unternehmen bereit, den Dokumenten-Output auszulagern?

Fünf Tipps zur Vorbereitung

Habt ihr schon einmal darüber nachgedacht, euren Dokumenten-Output auszulagern? Falls ja, ist eine gute Vorbereitung das A und O – am besten sogar, bevor ihr Angebote einholt. Die folgenden Tipps helfen euch, den Outsourcing-Prozess optimal anzubahnen und erfolgreich zu gestalten.

1. Tipp: Fangt dort an, wo ihr Geld sparen können

Dass euer Unternehmen wirtschaftlich effizient operieren und unnötige Ausgaben verhindern will, ist ein Ziel, das für jeden nachvollziehbar ist. Deshalb ist eine vernünftige Schätzung dessen, was ihr sparen könnt, ein guter Ausgangspunkt. Durch das Outsourcing von Postsendungen sind Einsparungen von bis zu 50 bis 60 Prozent keine Seltenheit – und das ist erst der Anfang. Bezieht in eure Berechnung auch folgende Faktoren mit ein:

Drucker

Drucker kosten Miete, Wartung und Reparaturen – Kosten, von denen ihr euch verabschieden könnt, wenn ihr euren Dokumenten-Output auslagert.
Personal

Spezialisten, die die Produktionsmaschinen bedienen, Mitarbeiter, die die Dokumente für den Postversand vorbereiten – das Outsouring des Dokumenten-Outputs spart Personalkosten oder schafft freie Kapazitäten bei Mitarbeitern, die ihr für andere Aufgaben einsetzen könnt.
Kosten für Postversand und Verbrauchsmaterial

Papier, Toner, Porto, Versand: Allein für das Verschicken von Dokumenten summieren sich unzählige Rechnungen – Rechnungen, die ihr sicher nicht vermissen würdet.
Software und Upgrades

Auf dem aktuellen Stand der Technik zu bleiben, kostet Geld. Outsourcing spart euch jährlich Lizenzgebühren.
Recruiting und Ausbildung

Bei Aushilfen, die ihr eventuell in eurer Poststelle beschäftigt, ist die Fluktuation oft sehr hoch – ein weiteres Problem, das ihr mit Outsourcing abgebt.

2. Tipp: Sucht mehr als einen gleichwertigen Ersatz

Es liegt nahe, vor allem wenn man zum ersten Mal outsourct, die eigenen vertrauten Prozesse einfach nur ersetzen zu wollen. Dabei bietet die Suche nach einem Outsourcing-Dienstleister doch die einmalige Gelegenheit, Druck und Versand zu optimieren. Mit dem richtigen Partner könnt ihr Folgendes verbessern:

Tauscht vorbedrucktes gegen weißes Papier

Mit vorgedruckten Briefköpfen und Prospekten ist es nahezu unmöglich oder zumindest äußerst kostspielig, in letzter Minute Änderungen vorzunehmen und den Inhalt individuell zu gestalten. Mit weißem Papier könnt ihr in gleicher Qualität das Design und den Inhalt für jeden Auftrag, im Prinzip sogar für jeden einzelnen Brief, in Echtzeit ändern.
Analog und digital vernetzt

Spart Geld und lasst eure Kunden entscheiden, ob sie mit euch postalisch, per E-Mail oder SMS kommunizieren wollen. Ihr könntet sogar eine digitale Poststelle einrichten, mit der man auf sämtliche Kommunikationskanäle jederzeit und überall nach Bedarf zugreifen kann.
Nutzt Vorlagen – aber richtig

Um mit Templates tatsächlich zeitsparend zu arbeiten, gibt es ein paar simple Tricks: Trennt eure Vorlagen. Ermöglicht einfache Textänderungen, indem ihr beispielsweise auf mehrfache Freigaben verzichtet. Dann könnt ihr neue Texte wesentlich effizienter individuell anpassen.

3. Tipp: Macht das Beste aus dem gewonnenen Platz

Was viele Unternehmen, die ihren Dokumenten-Output outsourcen, vergessen: Sie gewinnen dadurch viel Platz, den sie anderweitig nutzen können. Schaut euch einmal an, wie viel Stellfläche Drucker, Toner, Papier, Broschüren, Versandmaterial… belegen – Fläche, die frei wird, wenn ihr all das auslagert. Manche unserer Kunden lassen diese Räume leer stehen, um Platz zum Wachsen zu haben – beruhigt in dem Wissen, dass Platz da ist, wenn sie ihn brauchen. Andere sind schneller bereit, den gewonnenen Raum zu nutzen, indem sie Verkaufsflächen vergrößern oder Büros vermieten und so zusätzliche Einnahmen generieren. Es liegt in eurer Hand. Aber je früher ihr plant, desto besser seid ihr vorbereitet, wenn ihr vor den leeren Räumen steht.

**4. Tipp: Nehmt die Sorgen eurer Mitarbeiter*innen ernst**

Outsourcing verändert vieles. Es ist vollkommen normal, dass einige eurer Mitarbeiter*innen euren Plänen kritisch gegenüberstehen. Vor allem die Beschäftigen, deren Aufgaben nun ausgelagert werden, sind verunsichert. Nehmt ihre Sorgen ernst und versucht sie zu überzeugen, dass das Ergebnis letztendlich für alle besser ist. Nach unserer Erfahrung sind die häufigsten Fragen, die sie euch stellen werden:

Verliere ich meinen Job?

Das ist die „große“ Frage. Wenn ihr Kosten einsparen wollt, müsst ihr vermutlich die Zahl eurer Mitarbeiter*innen reduzieren. Allerdings fragen sich mitunter auch die Führungskräfte der Druck- und Versandabteilung, wie sich ihr Aufgabenfeld verändert, während sich diejenigen, die den neuen Outsourcing-Partner steuern, oft befördert fühlen. Dieses Dilemma könnt ihr lösen, indem ihr einigen Mitarbeiter*innen eine Versetzung anbietet.
Sind unsere Daten sicher?

Datensicherheit ist ein berechtigter Einwand, den ihr nicht ignorieren solltet. Achtet bei der Wahl des Druck- und Versandpartners immer auf die höchsten Zertifizierungsstandards im Umgang mit sensiblen Informationen wie ISO 27001. Wenn ihr mit Bedacht auswählt, verbessert sich eure Datensicherheit vermutlich sogar durch das Outsourcing.
Aber was stimmt denn mit unserem jetzigen Dokumenten-Output nicht?

Das ist eine gute Frage: Was stimmt mit euren aktuellen Druck- und Versandlösungen nicht? Denkt in einer ruhigen Minute einmal darüber nach, warum ihr Outsourcing in Betracht zieht. Braucht ihr mehr Kapazität, um der Nachfrage gerecht zu werden? Habt ihr kein Back-up? Sind die Bearbeitungszeiten nicht mehr das, was sie einmal waren? Häufig geht es nicht nur darum, Kosten zu senken.
Woher wissen wir, dass der Outsourcing-Partner Qualität liefert?

Besprecht dies so früh wie möglich mit dem Dienstleister. Macht eure Qualitätsanforderungen unmissverständlich klar. Definiert, welches Reporting und welche Managementinformationsprozesse euch erwarten. Schaut euch das Unternehmen genau an und erkundigt euch nach der Sendungsverfolgung und den Integritätsprozessen.

5. Tipp: Wenn ihr euch unsicher seid, fragt uns

Wenn ihr Outsourcing in Betracht zieht oder einfach nur neugierig seid, unterhalten wir uns sehr gerne mit euch. Nehmt gleich Kontakt mit uns auf!