Aangetekend e-mailen

Vertrouwelijke berichten versturen? Aangetekend e-mailen biedt u een beveiligde en rechtsgeldige aanpak in een digitaal jasje
aangetekend e-mailen
meer

Gemakkelijk, beveiligd & rechtsgeldig documenten e-mailen

Wanneer u uw klanten belangrijke en vertrouwelijke berichten stuurt, zoals een incassobericht, (huur)overeenkomst, medisch rapport of hypotheekakte, dan wilt u zeker weten dat dit bericht veilig wordt verstuurd en aankomt bij de juiste persoon. Plus de bevestiging dat de ontvanger het bericht ontvangen heeft. Gebruikt u nu aangetekende post, dan biedt het voordelen wanneer u dit proces digitaliseert. Met aangetekend e-mailen verstuurt u belangrijke documenten beveiligd en volledig rechtsgeldig online. En dat op een eenvoudige manier.

Alternatief voor fysieke aangetekende post

Met aangetekend e-mailen verstuurt u gemakkelijk belangrijke documenten beveiligd via e-mail. In het proces zijn alle berichten en documentatie continu volledig traceerbaar. Daarbij heeft u juridische zekerheid. Want doordat de beveiliging in het proces volledig is gegarandeerd, heeft aangetekend e-mailen dezelfde juridische status als aangetekende post versturen. Ook voldoet het aan alle privacyrichtlijnen rond informatiebeheer. Met aangetekend e-mailen verhoogt u bovendien de attentiewaarde van uw bericht, doordat uw klant dit eerst bewust moet accepteren.

Aangetekend e-mailen beveiligt en professionaliseert uw huidige digitale proces of is een interessant alternatief voor uw fysieke aangetekende post. Het is niet alleen voordeliger, het geeft u tevens extra monitoringsmogelijkheden. Hiermee is het een interessante optie voor iedere organisatie die belangrijke en vertrouwelijke documenten verstuurt. Organisaties in de advocatuur, creditmanagement, onroerend goed, financiële instellingen en (semi) overheidsorganisaties kunnen er voordeel uit halen.

Een eenvoudig proces voor uw medewerker én klant

Aangetekend e-mailen werkt erg eenvoudig. Uw bevoegde medewerker geeft aan welke e-mail aangetekend verzonden dient te worden. De ontvanger krijgt eerst een bericht dat een e-mail klaarstaat. Deze moet hij accepteren of weigeren. Na acceptatie ontvangt de ontvanger het daadwerkelijke bericht. Ieder document dat aangetekend wordt verzonden bevat een unieke digitale vingerafdruk waarmee de authenticiteit van het document kan worden vastgesteld. Mocht de ontvanger overigens niet reageren op het initiële bericht of deze weigeren, kan een alternatieve communicatie worden opgestart.

De registratie van de status en historie wordt per bericht opgeslagen in een centrale database. Dit is de basis voor vervolgprocessen en/of archivering. Doordat wij de ontvangst en acceptatie registreren, toont u aan dat u er alles aan heeft gedaan om een document aan te bieden. Uiteraard kunt u overzichten bekijken van de status en historie van elk verstuurd bericht. Zo heeft u continu grip op uw communicatie met uw klanten.

Gecertificeerd en rechtsgeldig proces

U kunt ervan op aan dat het proces van aangetekend e-mailen volledig veilig en gecertificeerd is. In het proces is aangetekend e-mailen een onafhankelijk partij die elke stap in het proces registreert en de integriteit van het uitgewisselde document garandeert. De methode die wij gebruiken om vast te leggen wanneer welk document wordt uitgewisseld is rechtsgeldig. Aangetekend e-mailen voldoet hiermee aan de zogenaamde schriftelijkheidsvereiste en is een alternatief voor de rechtsgeldige aangetekende brief. Ook internationaal is de juridische geldigheid geborgd.

Indien gewenst kunt u extra veiligheid inbouwen middels  ‘two factor authentication’ (2FA). Ook kunt u er aanvullend voor kiezen het document door uw klant digitaal te laten ondertekenen. Hiertoe is iDIN geïntegreerd. iDIN is een online tool van de Vereniging van Nederlandse Banken, waarmee de ondertekenaar zich aan de hand van zijn bankgegevens identificeert. Ook is het mogelijk om uw klant direct akkoord te laten geven voor automatische incasso middels SEPA incasso. Handig bij bijvoorbeeld een huurovereenkomst of hypotheek.

De voordelen van aangetekend e-mailen

  • Hoge attentiewaarde van belangrijke informatie
  • Veilige verzending en juridische bewijslast
  • Efficiënt en eenvoudig proces

 

Contact Us

Benieuwd naar de kansen van aangetekend e-mailen voor uw organisatie?