Bouwarchief digitaliseren

Veilig en snel inzicht in uw digitale bouwarchief
Bouwarchief digitaliseren
meer

Veilig en snel inzicht in uw digitale bouwarchief

Heeft uw organisatie nog fysieke bouwdossiers in het archief? En overweegt u deze te digitaliseren? Bijvoorbeeld omdat u hiermee uw service wilt verbeteren of de ruimte anders wenst te benutten. Een digitaal bouwarchief zorgt ervoor dat u snel informatie kunt zoeken en distribueren via het internet, ftp, de cloud of e-mail. Eventueel kunt u zelfs bewoners of andere belanghebbenden (al dan niet beperkte) toegang geven tot delen van het bouwarchief.

Hoe ziet het proces van een bouwarchief digitaliseren eruit?

Voorafgaand aan het proces bepalen wij samen met u de gewenste wijze van classificatie en de toegankelijkheid van de het bouwarchief. Het is immers belangrijk te achterhalen hoe uw medewerkers informatie digitaal makkelijk en snel kunnen vinden en/of kunnen distribueren bij opvragingen.

Alle werkzaamheden, vanaf het ophalen op uw locatie naar binnenkomst op ons service center tot en met de aflevering van de digitale bestanden, controleren wij met ons track & trace systeem. Hiermee garanderen wij de volledigheid van onze werkzaamheden en kunt u het bouwarchief zelfs tussentijds raadplegen. Heeft u tijdens de digitalisatie dus één van de bouwdossiers nodig? Geen probleem, dat kan altijd.

Het digitale bouwarchief wordt afgeleverd in het door u gewenste formaat. De bijbehorende metadata zorgt voor een optimale koppeling met uw systeem, zodat uw medewerkers met één zoekwoord de juiste documenten kunnen vinden. De fysieke dossiers worden naar keuze aan u geretourneerd, dan wel in uw opdracht gecertificeerd vernietigd.

Grote diversiteit tussen bouwdossiers is gebruikelijk

Een bouwarchief bestaat veelal uit bouwdossiers met een grote diversiteit aan informatie. De informatie staat op verschillende formaten papier. Van A4 beschrijvingen tot grootformaat tekeningen. Hiervoor hebben wij verschillende type scanners in huis. Zo kan het complete archief gedigitaliseerd kan worden, zoals u dat wenst.

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor uw organisatie? Maak een vrijblijvende afspraak met een van onze specialisten.

Redenen voor digitaliseren van uw bouwarchief

Het digitaliseren van uw bouwarchief brengt meerdere voordelen met zich mee. Hieronder zetten wij de voornaamste redenen om over te gaan tot digitaliseren op een rijtje.

Veiligheid: als uw bouwarchief gedigitaliseerd is kunnen de documenten nooit door brand- of waterschade verwoest worden.

Snelheid en gemak voor medewerkers: de benodigde informatie is makkelijk en snel terug te vinden met enkele zoekwoorden. Medewerkers hoeven niet langer op zoek te gaan naar fysieke dossiers. Daarnaast kunnen zij de informatie snel een eenvoudig delen met belanghebbenden. Wanneer de dossiers nu nog fysiek verspreid zijn over meerdere locaties, wordt de doorlooptijd bij opvragingen dankzij digitalisering enorm verkort. Digitaliseren zorgt er namelijk voor dat medewerkers altijd en overal toegang kunnen hebben tot het bouwarchief.

Ruimte: een fysiek bouwarchief neemt veel ruimte in beslag. Het gaat hier immers om dossiers bestaande uit plannen, foto’s, tekeningen etc. Door het bouwarchief te digitaliseren kunt u deze ruimte voor andere doeleinden inzetten.

Duurzaamheid: Digitaal werken is aanzienlijk beter voor het milieu. De benodigde documenten kunnen immers digitaal verspreid worden, waardoor u kopiëren op papier voorkomt.

De voordelen van bouwdossiers digitaliseren

  • Bouwdossiers langdurig en veilig opslaan
  • Snel en overal toegang tot belangrijke tekeningen of informatie.
  • Eenduidige kostenbegroting vooraf

 

Contact Us

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor uw organisatie? Vraag vrijblijvend meer informatie op