Inwoners eenvoudig toegang geven tot bouwtekeningen met een digitaal bouwarchief

Gemeente archief
meer

Inwoners eenvoudig toegang geven tot bouwtekeningen met een digitaal bouwarchief

Heeft uw Gemeente vele meters fysieke bouwdossiers? En overweegt u deze te digitaliseren? Bijvoorbeeld omdat u hiermee uw service aan inwoners wilt verbeteren. Of is de opslag van uw fysieke bouwarchief niet duurzaam genoeg? Met een digitaal bouwarchief kunt u snel informatie zoeken en distribueren via internet, ftp, de cloud of e-mail. Eventueel kunt u zelfs inwoners of andere belanghebbenden (al dan niet beperkte) toegang geven tot delen van het bouwarchief. Vind hieronder informatie waarom u over moet gaan tot digitalisering en hoe dat in zijn werk gaat.

Redenen voor Gemeenten om over te gaan op een digitaal archief

Het digitaliseren van het bouwarchief van uw Gemeente brengt veel voordelen met zich mee. Hieronder zetten wij de voornaamste redenen om over te gaan tot digitaliseren op een rijtje.

  • Veiligheid: als uw bouwarchief gedigitaliseerd is kunnen de documenten nooit door brand- of waterschade verwoest worden.
  • Snelheid en gemak voor medewerkers: de benodigde informatie is makkelijk en snel terug te vinden met enkele zoekwoorden. Medewerkers hoeven niet langer op zoek te gaan naar fysieke dossiers.
  • Snelle service richting inwoners of andere belanghebbende: uw medewerkers kunnen de informatie snel een eenvoudig delen met inwoners of andere belanghebbenden. Wanneer de dossiers nu nog fysiek verspreid zijn over meerdere locaties, wordt de doorlooptijd bij opvragingen door inwoners bij digitalisering enorm verkort. Digitaliseren zorgt er namelijk voor dat medewerkers altijd en overal toegang hebben tot het bouwarchief.
  • Ruimte: een fysiek bouwarchief neemt veel ruimte in beslag. Het gaat hier immers om dossiers bestaande uit plannen, foto’s, tekeningen etc. Door het bouwarchief te digitaliseren kunt u deze ruimte voor andere doeleinden inzetten.
  • Milieubewust: dit is wellicht een inkoppertje, maar digitaal werken is aanzienlijk beter voor het milieu. De benodigde documenten kunnen tevens digitaal verspreid worden, waardoor u aanzienlijk bespaart op printjes en kopieën.

Starten met het digitaliseren van het bouwarchief: waar te beginnen?

Leg voordat u start met de digitaliseringsprocedure de stappen vast in een protocol. Hiermee zorgt u dat alle stappen die u, of een gespecialiseerde partner, neemt conform de wet- en regelgeving zijn en u dit ook aan andere instanties kunt aantonen. Neem in het protocol tenminste de volgende basisprincipes op: reden(en) voor digitalisering, gehanteerde werkwijze, omschrijving van middelen die ingezet worden voor digitalisering, omschrijving van betrokken personen en hun rol in het proces, waarborgen voor compliant werken en optimale privacy, incidentenprocedure en tijdsplanning van het gehele proces.

Het proces van papieren dossiers naar een digitaal bouwarchief

Als Gemeente bent u verantwoordelijk voor de zorgvuldige verwerking en bescherming van het bouwarchief. Om de digitaliseringsprocedure juist te doorlopen moeten de volgende stappen gezet worden, door u of een externe partij.

  1. Ordenen en opschonen van de bouwdossiers
    Onder het opschonen van het bouwarchief valt, naast het ontdubbelen en verwijderen van documenten, het herstellen van beschadigde documenten en het verwijderen van hechtmaterialen. Vervolgens moeten er scheidingsbladen aan de dossiers worden toegevoegd.
  1. Scannen
    Over het algemeen geldt de regel dat documenten in kleur, met een minimale resolutie van 200DPI moeten worden opgeslagen en als PFD/A worden gescand. Een bouwarchief bestaat vaak uit diverse formaten papier. Het is niet altijd mogelijk om al deze documenten op één scanner te digitaliseren. Zorg dat er gebruik wordt gemaakt van de juiste scanapparatuur. Het is altijd handig om eerst een test uit te voeren met een representatieve set dossiers, voordat u alle dossiers gaat digitaliseren.
  1. Classificeren van het bouwarchief
    Voor een directe toegang tot het bouwarchief is het belangrijk om de documenten hierin te converteren naar volledig doorzoekbare pdf’s middels OCR-software. Daarnaast moet het bouwarchief geclassificeerd worden. Dit houdt in dat documenten automatisch toegewezen worden aan de juiste documentsoort na de herkenning en indexering. Door deze stap kunnen medewerkers straks middels simpele zoektermen de juiste informatie in het archief vinden.
  1. Veiligstellen en opslag bouwarchief
    De bouwdossiers zijn na bovengenoemde stappen gereed om opgeslagen te worden in een digitale omgeving. Hiervoor heeft u verschillende mogelijkheden. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor de opslag van het archief in een mappenstructuur op uw netwerk, een online archiefoplossing of juist gebruik gaan maken van een document management systeem. Als u kiest voor een document management systeem, dan zal de informatie ingelezen moeten worden in het door u gekozen systeem. De dossiers moeten dus gekoppeld worden.
  1. Beslissing over fysieke dossiers
    Bedenk wat u met de papieren dossiers wilt doen? U heeft hierin drie keuzes: u laat de fysieke dossiers vernietigen of slaat deze intern of extern op.

Zelf doen of uitbesteden?

U kunt er voor kiezen om de digitaliseringsprocedure zelf uit te voeren. Let daarbij op dat u de juiste apparatuur en kennis van de software vergaart. Een andere optie is het proces uitbesteden aan een gespecialiseerde partij. Dit brengt logischerwijs voordelen met zich mee. Zo hebben zij de juiste kennis, expertise en apparatuur in huis . Zij kunnen het volledige proces uit handen nemen, maar om kosten te drukken kunt u er ook voor kiezen om zelf het bouwarchief te ordenen en op te schonen.

 

Contact Us

Benieuwd hoe wij u kunnen helpen uw bouwarchieven te digitaliseren? Vraag een vrijblijvend gesprek aan met onze experts.

 

Gerelateerde inspiratie: