Personeelsdossiers digitaliseren

Veilig en snel inzicht in personeelsgegevens van uw organisatie
Personeelsdossiers digitaliseren
meer

Veilig en snel inzicht in personeelsgegevens van uw organisatie

Heeft u nog fysieke personeelsdossiers, maar wilt u naar een situatie toe waar al uw informatie geïntegreerd is in één digitaal systeem? Als onderneming bent u immers verantwoordelijk voor de bescherming van en inzicht in de personeelsgegevens. Niet alleen vanuit de bedrijfsvoering, maar ook vanuit de wetgeving is het verplicht om de gegevens zorgvuldig te bewaren. Uw personeelsdossiers digitaliseren geeft u deze zekerheid. Naast de garantie voor de veiligheid, bespaart u ook ruimte, kiest u voor een milieuvriendelijke oplossing en optimaliseert u uw werkprocessen. Wij digitaliseren uw dossiers en zorgen er voor dat het digitale archief volledig aansluit op uw personeelsinformatiesysteem.

Samen de gewenste wijze van digitalisering bepalen

Voorafgaand aan het proces bepalen wij samen met u de gewenste wijze van classificatie en de toegankelijkheid van de personeelsdossiers. Het is immers belangrijk te achterhalen hoe uw collega’s informatie straks digitaal makkelijk en snel kunnen vinden. Zo beslist u of uw personeelsdossiers op dossier-, hoofdstuk- of documentniveau wilt opslaan. Wij stellen voor de uitvoering van de opdracht een projectplan op. In dit plan staan alle operationele afspraken en activiteiten inclusief de technische specificaties. Door dit plan als leidraad te gebruiken voor het project garanderen we juistheid, tijdigheid en duidelijkheid.

Hoe ziet het proces van een personeelsdossiers digitaliseren eruit?

Wij voeren de benodigde activiteiten snel en efficiënt uit, van scanning tot controle en conversie. Alle werkzaamheden, vanaf het ophalen op uw locatie naar binnenkomst in ons service center tot en met de aflevering van de digitale bestanden, controleren wij met ons track & trace systeem. Hiermee garanderen wij de volledigheid van onze werkzaamheden en kunt u de personeelsdossiers zelfs tussentijds raadplegen. Heeft u tijdens de digitalisatie dus één van de personeelsdossiers nodig? Geen probleem, dat kan altijd.

Uw personeelsdossiers worden afgeleverd in het door u gewenste formaat. De bijbehorende metadata zorgt voor een optimale koppeling met uw systeem, zodat uw medewerkers met één zoekwoord de juiste documenten kunnen vinden. De fysieke dossiers worden naar keuze aan u geretourneerd, dan wel in uw opdracht vernietigd. Bij de aflevering wordt een rapportage geleverd van het complete project, maar ook tussentijds kunt u rapportages verwachten. Zo bent u altijd op de hoogte van de voortgang.

Alle waarborgen voor compliant werken

Uw personeelsdossiers bevatten hoogst vertrouwelijke informatie. U wilt daarom zeker weten dat deze gegevens in goede handen zijn. Uiterste nauwkeurigheid, deskundigheid en beveiliging is hierbij van groot belang. Wij zorgen ervoor dat uw personeelsdossiers vertrouwelijk worden behandeld en dat de verwerking voldoet aan de regelgeving rondom compliancy. Om u dit te garanderen beschikken wij o.a. over diverse certificeringen rondom informatiebeveiliging (ISO27001 en ISEA3402 type I en II).

De voordelen van personeelsdossiers digitaliseren

  • Alle personeelsdossiers zijn digitaal inzichtelijk vanaf iedere locatie voor bevoegde personen.
  • Eenvoudiger en sneller informatie raadplegen
  • Voldoe aan compliance vereisten

 

Contact Us

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor uw organisatie? Vraag vrijblijvend meer informatie op