Veilige en vertrouwelijke communicatie

Communiceer veilig met uw klanten en voorkom datalekken en imagoschade

Omgaan met klantgegevens is een precair proces. Risico’s als datalekken liggen op de loer. En wat mag wel en niet volgens de actuele wet- en regelgeving? Het is cruciaal dat u op juiste en veilige wijze omgaat met uw klantdata en zorgt dat de juiste persoon vertrouwelijke informatie ontvangt. Eén fout kan immers al imagoschade opleveren. Wij waken over uw data en hanteren de juiste processen en maatregelen om dat te garanderen.

Uw risico’s afdekken

Stuurt u vertrouwelijke informatie naar uw klanten via de post? Denk bijvoorbeeld aan wachtwoorden, stempassen en/of persoonlijke informatie. Dan wilt u dat dit veilig en vertrouwelijk gebeurt. Fouten zijn in dit soort processen onacceptabel. Maar hoe dekt u de risico’s op fouten af?

Het uitbesteden van vertrouwelijke print en poststromen aan ons kan de oplossing bieden. Onze processen zijn volledig geautomatiseerd en worden continu gecontroleerd. Bij de verwerking van uw opdracht worden alle gecertificeerde stappen op het gebied van processen, milieu en (informatie)beveiliging doorlopen. Dit betreft al onze fysieke en digitale processen én de aansluiting naar uw systemen of de systemen van uw partners.  

Wij maken het mogelijk uw databestanden via een beveiligde omgeving aan te leveren en wij verwerken uw gegevens volgens wet- en regelgeving. Hetgeen uiteraard ook geldt voor de verspreiding van uw documenten.

Werkwijze voldoet aan kwaliteitsnormen

Onze certificeringen bewijzen onze betrouwbare werkwijze. Zo voldoen we onder meer aan de volgende normen: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 en ISO 27001. Ook waren wij de eerste in de branche met de ISAE 3402 type 2- rapportage. Deze wordt gezien als de grootste garantie voor het veilig en juist uitbesteden van bedrijfsprocessen. En daar zijn we trots op!

Wilt u nog meer zekerheid? Maak dan gebruik van onze ‘closed loop’ technologie. Aan de opmaak van uw documenten voegen we een 2D barcode toe. Hiermee lezen we voor het proces relevante gegevens uit. Is er een bijlage nodig? Welke documenten horen bij elkaar? Naar wie moet het verstuurd worden? Een mailpack wordt pas geautomatiseerd afgevinkt wanneer het correct en volledig is verwerkt. Zo tonen we aan dat ieder document in de juiste samenstelling is verzonden.

Beveiligd afleveren in de mijnomgeving van de klant

Maken uw klanten gebruik van een mijn-omgeving? Wij kunnen een digitaal archief voor u inrichten en uw klantdocumentatie hierin plaatsen. Zo heeft uw klant al zijn informatie overzichtelijk bij elkaar staan. En ook voor uw medewerkers van de backoffice of klantenservice is het online archief makkelijk benaderbaar. Uiteraard zorgen wij voor de beveiligde verbindingen. En bent u als organisatie verplicht om uw documenten in de digitale berichtenbox van MijnOverheid af te leveren? Ook dat kunnen wij dat voor u verzorgen.