Case Study BMW Bank

Steuerung der Dialog-Services und Mailingproduktion
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Steuerung der Dialog-Services und Mailingproduktion

Die Herausforderung

Die BMW Bank benötigte einen Dienstleister zur Steuerung der Dialog-Services sowie für die Organisation und Produktion der Mailings. Die Betreuung sollte aus einer Hand gewährleistet sein mit schlanken und flexiblen Prozessen. Die durch die BMW Bank eingesteuerten Projekte umfassen hauptsächlich folgende Themen: 
  • Ausarbeitung neuer Konzepte in Zusammenarbeit mit dem BMW- Fachbereich und anderen BMW-Dienstleistern
  • die postalische Abstimmung dieser Konzepte
  • die Erstellung und Durchführung der Ausschreibungen
  • die Koordination der beauftragten BMW-Lieferanten und deren Produktion bis hin zur Anlieferung des Materials im Lettershop bzw. anderer Partner zur weiteren Verarbeitung
  • die Qualitätssicherung der Drucksachen sowie Durchführung notwendiger Druckabnahmen

Die Lösung

Paragon Customer Communications stellt die not-wendige Organisationsstruktur in Form von Mitarbei-tern und Know-how zur Verfügung. Paragon erhält Zugang zum Netzwerk von zertifizierten BMW-Lieferanten und greift bei Projekten darauf zurück. 
Zur sicheren Datenübertragung wurde von Paragon ein SFTP-Server zur Verfügung gestellt. Hier werden hauptsächlich Adressdaten durch den Adressdienstleister der BMW Bank angeliefert sowie die gescann-ten Retouren an den Adressdienstleister der BMW Bank übertragen. Es gibt wöchentliche Jour-Fixe-Besprechungen, um die Produktionsplanung persönlich abzustimmen. Die Produktion erfolgt, inklusive manueller Konfektionierung, komplett in Deutschland.
Unsere Leistungen in der Produktionssteuerung:
In Zusammenarbeit mit dem BMW-Fachbereich und anderen BMW-Partnern arbeiten wir neue Kommunikations-Konzepte aus. Diese werden anschließend auf postalische und technische Gesichtspunkte hin geprüft. Paragon erstellt die Ausschreibungen für neue Konzepte und führt diese durch. Die eingehenden Angebote der Lieferanten werden durch uns aufbereitet und der BMW Bank zur Verfügung gestellt. Die BMW Bank entscheidet sich anschließend für einen Produzenten/Lieferanten und führt die Preisverhandlungen mit diesem durch. Die weitere Koordination bzgl. Terminschiene, Lieferung usw. erfolgt dann zwischen Paragon und dem Lieferanten. Paragon berichtet über Status, Timing, Freigaben und Lieferzeiten an die BMW Bank.
Unsere Leistungen im Lettershop:
In enger Kooperation mit der BMW Bank werden von Paragon die jeweiligen Anschreiben für die Mailings in CI-konformen Layouts erstellt. Bei Layout- oder CI-Änderungen werden die sukzessiven Anschreiben immer wieder angepasst. Die Layoutprogrammierung erfolgt über das hauseigene WWS-System, ebenso wie die Adressbearbeitung sowie Adressverarbeitung inkl. Selektierung und Portooptimierung. Der Versand der sukzessiven Anschreiben (wöchentlich, monatlich, quartalsweise) erfolgt automatisiert. One-Shot-Mailings folgen dem gleichen Prinzip. Die Qualitäts- und Ausgangskontrolle wird über einen Scanabgleich durchgeführt, d. h., wenn ein Mailing beispielsweise ein Anschreiben + Etikett hat, müssen beide Bestandteile gescannt werden. Der hierfür ver-wendete DataMatrix-Code wird – wenn ein Mailing als Retoure zurückkommt – erneut ausgelesen und die Retouren an den Adressdienstleister der BMW Bank übermittelt.
Paragon kümmert sich ebenfalls um die Lagerhaltung und Verwaltung des gesamten Materials, vom Papier über Versandhüllen bis hin zu Giveaways und Versandverpackungen einschließlich der Bestandskontrolle. Regelmäßig findet eine Abstimmung mit der BMW Bank über die Jahresmengen und die Vorproduktion der benötigten Bestandteile statt.
 

Die Vorteile

  • Entlastung der BMW Bank im Tagesgeschäft
  • Zeitsparender und kostengünstiges Outsourcing
  • Ein Ansprechpartner für alle Aktionen
 
Mailingbeispiele