Digitaliseren van archieven en dossiers

Veilig, snel en overal beschikking tot uw digitale dossiers

Heeft uw organisatie nog fysieke documenten opgeslagen in een archief, bijvoorbeeld omdat dit moet volgens wet- en regelgeving of omdat het waardevolle informatie betreft? Maar is de fysieke opslag wel duurzaam genoeg? Of kost het veel tijd om informatie op te zoeken in de fysieke dossiers? Wij kunnen snel en efficiënt uw dossiers digitaliseren, zodat informatie langdurig en veilig opgeslagen is én tegelijkertijd snel en overal geraadpleegd kan worden door geautoriseerde medewerkers.

Samen de gewenste wijze van digitalisering bepalen

Voorafgaand aan het proces bepalen wij samen met u de gewenste wijze van classificatie en de toegankelijkheid van de benodigde informatie. Het is immers belangrijk te achterhalen hoe uw medewerkers informatie straks digitaal makkelijk en snel kunnen vinden.

Hoe ziet het proces van dossiers digitaliseren eruit?

Alle werkzaamheden, vanaf het ophalen op uw locatie naar binnenkomst op ons service center tot en met de aflevering van de digitale bestanden, controleren wij met ons track & trace systeem. Hiermee garanderen wij de volledigheid van onze werkzaamheden en kunt u dossiers zelfs tussentijds raadplegen. Heeft u tijdens de digitalisatie dus één van de dossiers nodig? Geen probleem, dat kan altijd.

De digitale bestanden worden afgeleverd in het door u gewenste formaat. De bijbehorende metadata zorgt voor een optimale koppeling met uw systeem, zodat uw medewerkers met één zoekwoord de juiste documenten kunnen vinden. De fysieke dossiers worden naar keuze aan u geretourneerd, dan wel in uw opdracht gecertificeerd vernietigd.

Wat voor soort dossiers wilt u digitaliseren?

U kunt bij ons onder andere terecht voor:

• Personeelsdossiers digitaliseren
• Patiëntendossiers digitaliseren
• Bouwarchieven digitaliseren
• Administratie digitaliseren
• Grootformaat scannen

Zijn uw reeds gedigitaliseerde documenten niet in het juiste bestandsformaat opgeslagen voor koppeling met uw systemen? Ook dan kunnen wij helpen. Onze mediaconversie oplossing zorgt ervoor dat uw documenten van verschillende bestandsformaten worden omgezet naar een uniform formaat.

De voordelen

• Bedrijfsinformatie langdurig en veilig opslaan

• Snel en overal toegang tot belangrijke bedrijfsinformatie

• Geheel volgens wet- en regelgevingen (AVG)

• Eenduidige kostenbegroting vooraf